DESCRIPTION ET ROLE DES DIFFERENTS ELEMENTS DE L’ASIDE [2]
Accueil
Permet d'afficher le tableau de bord de l'application. Il présente plusieurs diagrammes : taux
d'inscription des élèves (nombre d’inscrits par rapport au nombre enregistré), répartition des
élèves par classe, répartition par sexe, ainsi que d’autres indicateurs clés de l’établissement.
Mes classes
Permet à un enseignant de voir ses salles de classe et d’y effectuer les opérations rapides
(saisie des notes, consultation des listes, génération des bulletins si l’enseignant est titulaire, etc.)
telles que décrites dans la page.
Elèves
Ce volet gère l’ensemble des élèves de l’établissement. Plusieurs actions sont disponibles :
- Nouveau recrutement : permet d’enregistrer en masse les élèves admis à l’issue d’un concours
ou d’un recrutement pour une année scolaire.
- Ajouter un élève : permet d’ajouter individuellement un élève dans la liste des effectifs
de l’établissement avec son profil complet (photo, informations personnelles, médicales et
informations des parents).
- Élèves par niveau : affiche la liste des élèves regroupés par niveau d’études ; utile pour
visualiser rapidement les effectifs par cycle.
- Liste des élèves / Classe : affiche la liste des élèves enregistrés dans les effectifs de
l'établissement. On peut filtrer les résultats par classe et par sexe à l’aide du bouton
« Filtrer ». La zone de recherche permet également de filtrer en se servant des informations
d’une colonne du tableau. Les listes sont exportables en Excel et PDF.
- Importer la liste : permet d’importer en masse la liste des élèves d’une classe via un
fichier Excel. Un fichier modèle est téléchargeable depuis la page pour garantir le bon format.
- Changer classe : permet de déplacer un élève d’une classe à une autre (utile en cas
d’erreur d’affectation ou de réorientation en cours d’année).
- Suppression Elève : permet de supprimer un élève des effectifs de l’établissement.
L’action est journalisée et soumise à confirmation.
- Rechercher un élève : permet de retrouver rapidement un élève à partir de son nom,
matricule ou autres informations.
- Suppression groupée : permet de supprimer plusieurs élèves simultanément après
sélection dans la liste (utile lors des nettoyages de fin d’année).
Inscription
Ce volet gère le cycle complet d’inscription des élèves, avec un workflow d’inscription en
3 phases de paiement et la prise en charge des redoublants et promotions de classe :
- Nouvelle inscription. Pour l'inscription d'un élève ; deux cas sont possibles :
Nouvel élève : l'élève n'a pas fait l'établissement l'année antérieure ;
son nom n'est pas dans la base de données, il faut donc d’abord l’enregistrer.
Ancien élève : c'est une nouvelle année, l'élève est déjà dans les effectifs
de l'établissement mais on veut l'inscrire dans la classe où il a été admis ou qu’il double.
Il suffit de choisir l'élève parmi ceux de la liste et de procéder à son inscription.
- États inscriptions : affiche des tableaux de bord sur l’avancée des inscriptions
(nombre d’inscrits par classe, par phase de paiement, par sexe, etc.).
- Inscriptions par opérateur : permet de suivre les inscriptions effectuées par
chaque opérateur de saisie (utile pour la traçabilité et le suivi de productivité).
- Validation simple : permet à un responsable de valider les inscriptions enregistrées
par les opérateurs avant qu’elles ne soient prises en compte définitivement.
- Rechercher un élève : recherche rapide d’un élève inscrit pour consulter ou compléter
son dossier d’inscription.
- Inscription groupée. Vous pouvez inscrire plusieurs élèves simultanément dans une
même salle de classe (vous choisissez la classe, la liste des élèves non-inscrits s’affiche,
vous sélectionnez les élèves à inscrire puis vous validez).
- Liste des inscrits. Affiche la liste des élèves inscrits, filtrable par classe et par
solvabilité. Elle est exportable en Excel et PDF.
- Compléter une inscription. Affiche la liste des élèves non entièrement inscrits.
Vous pouvez choisir un élève et compléter son inscription (augmenter le montant versé jusqu’à
la régularisation complète). Un reçu PDF est généré à chaque paiement.
- Supprimer une inscription. Permet de désinscrire un élève en cas de démission ou de
transfert dans un autre établissement, afin qu'il ne soit pas pris en compte dans le calcul
des moyennes et l'élaboration des statistiques.
Enseignants
Un enseignant est ici considéré comme un utilisateur de l'application. Ce volet permet de gérer
le personnel enseignant et administratif ainsi que leurs responsabilités pédagogiques :
- Ajouter un enseignant : permet d’enregistrer un nouvel enseignant avec son profil et de
lui attribuer un rôle d’accès à l’application.
- Voir la liste : affiche la liste de tous les enseignants de l’établissement avec
possibilité de filtre et d’export.
- Importer la liste : permet d’importer en masse la liste des enseignants via un fichier
Excel (un modèle est fourni pour faciliter la saisie).
- Affectation des disciplines : permet de désigner les enseignants qui ont les aptitudes
à enseigner une discipline quelconque dans l'établissement. Un enseignant peut enseigner
plusieurs disciplines.
- Titulaires : permet de désigner les enseignants titulaires par salle de classe. Le
titulaire a la charge de la gestion pédagogique de sa classe.
- Attribuer les titulaires : permet d’affecter un enseignant titulaire à une ou plusieurs
classes, ou de modifier le titulaire existant.
- Surveillants généraux : permet d’identifier les surveillants généraux parmi le personnel
afin qu’ils aient accès aux fonctionnalités de gestion des absences.
- Associer les classes pour les absences : permet d’associer à chaque surveillant général
les classes dont il aura la charge pour le suivi des absences.
- Censeurs : permet d’identifier les censeurs parmi le personnel et de leur donner accès
à la génération des bulletins et des statistiques.
- Affectations des classes de contrôle aux censeurs : permet d’associer à chaque censeur
les classes dont il contrôle la scolarité (bulletins, statistiques, discipline).
Enseignements
Ce volet traite des matières dispensées dans les salles de classe et de leur attribution aux
enseignants.
- Liste des disciplines : affiche l'ensemble des matières enseignées dans l’établissement
et les classes dans lesquelles chacune est enseignée.
- Ajouter une discipline dans une salle de classe : permet d'enregistrer les matières qui
sont enseignées dans une salle de classe pour l'année en cours (avec coefficient et volume
horaire).
- Dupliquer les enseignements : permet de copier la liste des matières enseignées dans une
salle de classe pour la coller dans une autre. C’est un raccourci pour éviter plusieurs saisies
lors de la configuration des enseignements dans les différentes classes de l’établissement.
Cette fonctionnalité est surtout utilisée lors de la configuration de début d’année.
- Attribution des matières aux enseignants : permet de dire quel enseignant enseigne
quelle matière dans une salle de classe précise. Vous choisissez la salle de classe, puis la
liste des matières sans enseignant s’affiche. La liste déroulante propose les enseignants
aptes ; si elle est vide, cela signifie qu'aucun enseignant n’a été renseigné pour cette
discipline dans l’application.
- Liste des cours par niveau : affiche toutes les matières enseignées regroupées par
niveau, avec leurs coefficients et les enseignants affectés.
- Modifier les coefficients : permet d’ajuster les coefficients d’une matière pour une
classe donnée (utile en cas d’évolution du programme officiel).
Absences
Ce volet gère les absences des élèves et du personnel, avec application automatique des
sanctions selon les seuils configurés.
- Des élèves : ici on enregistre ou modifie les absences d'un élève pour une période
donnée. L’insertion peut se faire en groupe (on choisit la période et la classe puis on
enregistre pour toute la classe) ou individuellement (on choisit la période, la classe,
l'élève puis on enregistre son nombre d'absences).
- Des enseignants : idem que chez les élèves. Il est également possible de marquer les
absences directement par période horaire (plage) pour un suivi plus fin.
Evaluation
Ce volet s'occupe de l'enregistrement et de la modification des notes des élèves (barème 0-20).
La saisie est sécurisée et peut être scellée en fin d’évaluation officielle.
- Remplir les notes : permet de saisir les notes d’une classe pour une matière et une
séquence données. Le calcul des rangs est effectué automatiquement.
- Modifier une note : permet de corriger une note d’un élève via une interface AJAX
rapide, sans rechargement de la page.
- Transférer les notes : permet de transférer les notes d’un élève d’une classe vers une
autre (utile en cas de changement de classe en cours d’évaluation).
- Copie des notes : permet de dupliquer les notes saisies d’une séquence / matière vers
une autre (gain de temps sur les contrôles équivalents).
- Suppression des notes : permet de supprimer les notes d’une classe, d’une matière ou
d’une séquence (opération journalisée).
- Sceller les notes : permet de verrouiller les notes d’une séquence après validation
officielle afin d’empêcher toute modification ultérieure. Seul un administrateur peut
desceller si nécessaire.
- États de remplissage des notes : affiche pour chaque classe et chaque matière l’avancée
de la saisie des notes (matières complètes, incomplètes, non renseignées) afin de suivre les
retards.
Bulletins de notes (Séquentiel, Trimestriel et annuel)
Permet de générer et d'imprimer les bulletins de notes au format PDF. Vous sélectionnez le
type de bulletins souhaité (séquentiel, trimestriel ou annuel) et la classe concernée, puis
l’application génère les bulletins de tous les élèves de la classe avec moyennes, rangs,
appréciations bilingues (français/anglais) et décisions. Des fiches synoptiques par classe sont
également disponibles.
Statistiques
Permet de générer et d’imprimer l’ensemble des statistiques de l’établissement : notes, moyennes,
absences, taux de réussite, répartition par genre, statistiques par enseignant et par classe.
Les résultats sont exportables en PDF et Excel.
Suivi des enseignants
Permet de suivre l’activité pédagogique des enseignants : heures effectuées, avancement des
programmes, taux de remplissage des notes, absences et ponctualité. C’est un outil d’aide à la
décision pour la direction pédagogique.
Conseils de classe
Permet de préparer et d’archiver les conseils de classe : listes provisoires des élèves à
présenter, procès-verbaux, livres de conseil et enregistrement des décisions officielles
(admission, redoublement, exclusion, conseil de discipline).
Procès verbal
Permet d'afficher et d’imprimer les registres de notes (séquentiel, trimestriel et annuel) pour
archivage officiel de l’établissement.
Emploi de temps
Ce module permet de créer, modifier et imprimer les emplois du temps du personnel et
des salles de classe. Il faut au préalable définir les tranches (périodes horaires)
avant de procéder à l’enregistrement des matières dans ces tranches.
API REST
School-Lab expose une API REST (via FOSRestBundle + JMS Serializer) permettant de
consommer les données depuis des outils externes : statistiques des élèves, données par classe,
moyennes, absences des enseignants et gestion des sauvegardes.
Administration
Ici se trouvent les opérations de configuration. Vous pouvez y effectuer tous les CRUD [4]
nécessaires au paramétrage de l’application. Cette fonctionnalité est réservée au responsable
de l’application dans l’établissement.
- Cycles : permet de créer et gérer les cycles d’études de l’établissement (premier cycle,
second cycle, etc.).
- Trimestres : permet de définir les trimestres de l’année scolaire et d’y associer les
séquences correspondantes.
- Période : permet de définir les périodes d’évaluation (séquences) au sein de chaque
trimestre.
- Catégories : permet de gérer les catégories de frais de scolarité (frais d’inscription,
pension, APEE, examens, etc.).
- Matières : permet de créer et gérer la liste des matières enseignables dans
l’établissement.
- Moyennes/Mentions : permet de configurer les mentions (Très Bien, Bien, Assez Bien,
Passable, Insuffisant…) à attribuer automatiquement en fonction des plages de moyennes.
- Absences/Sanctions : permet de configurer les seuils d’absences déclenchant
automatiquement des sanctions (avertissement, blâme, conseil de discipline, exclusion).
- Appréciation générale : permet de configurer les appréciations automatiquement
attribuées en fonction de la moyenne (bilingue français / anglais).
- Classes : permet de créer, modifier et supprimer les classes de l’établissement et de
les rattacher à un niveau, une section et un cycle.
- Changer le mot de passe : permet à l’administrateur de modifier son propre mot de passe
d’accès à l’application.
Configurations
Cette section concerne en particulier le super administrateur de la plateforme.
- Administrateurs : gestion des comptes administrateurs (super admins) de la plateforme.
- Départements : gestion des départements administratifs d’affectation des élèves et des
parents.
- Pays : référentiel des pays utilisé pour les informations des élèves et parents.
- Moyens de paiement : gestion des moyens de paiement acceptés par l’établissement
(espèces, mobile money, virement, etc.).
- Établissement : configuration des informations de l’établissement (nom, logo, devise,
type bilingue, sous-système francophone / anglophone).
- Année : gestion des années scolaires ; permet de définir l’année active et d’archiver
les années précédentes.
- Frais : configuration des frais de scolarité par classe, catégorie et phase.
- Phases : gestion des 3 phases de paiement composant l’inscription.
- Sections : gestion des sections (scientifique, littéraire, technique, etc.).
- Roles : gestion des rôles d’accès et des permissions associées (voir chapitre Rôles).
- Jours : gestion des jours ouvrables utilisés par le module d’emploi du temps.
- Plages horaires : configuration des créneaux horaires de la journée scolaire.
- Admissions : configuration des critères et décisions d’admission utilisées dans les
bulletins et conseils de classe.
- Base de données : sauvegarde et restauration manuelle ou automatique de la base
de données du système.
- Attribuer les genres aux élèves : outil de correction en masse du genre des élèves en
cas d’erreur d’import.
- Code d’activation : saisie du code d’activation fourni par le support technique pour
activer la licence de l’application.
- Préparer une nouvelle année : assistant qui prépare l’année scolaire suivante
(promotions, reconductions de classes, reprise des configurations) tout en conservant l’historique.